Cách giải phóng dung lượng Google Drive bị đầy

Theo mặc định, Google Drive cung cấp cho người dùng 15GB dung lượng miễn phí nhưng tổng dung lượng này được sử dụng cho cả Gmail và Google Photos. Với những người thích chụp ảnh selfie và thường xuyên trao đổi, chia sẻ tài liệu qua Gmail thì dung lượng lưu trữ miễn phí này không nhiều!

Google Drive

Vậy khi dung lượng Google Drive sắp hết, bạn nên làm gì? Đầu tiên, hãy dọn dẹp và giải phóng dung lượng lưu trữ cho chúng hoặc chọn mua thêm dung lượng trong một gói để tiếp tục lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video….

Cách kiểm tra dung lượng Google Drive trống còn lại

Như đã đề cập, vì Gmail và Google Photos được tích hợp mặc định trong Google Drive nên nếu bạn thường xuyên lưu email có file đính kèm hoặc lưu ảnh gốc vào dịch vụ này thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ hết dung lượng. Để kiểm tra xem tài khoản Google Drive của bạn còn bao nhiêu dung lượng trống, bạn có thể truy cập vào đó ĐỊA CHỈ NÀY.

Kiểm tra trạng thái dung lượng tài khoản Google Drive của bạn

Tại giao diện chính bạn sẽ thấy tổng dung lượng mình có (15GB) và dung lượng đã sử dụng (4,19GB). Nếu bạn muốn biết chi tiết về từng thành phần (Gmail và Google Photos), hãy nhấp chuột trái vào nó Xem chi tiết. Ngoài ra, nếu bạn đã từng được tặng thêm dung lượng khi tham gia một số hoạt động của Google (chụp ảnh cho Google Maps…) thì dung lượng đó cũng sẽ được hiển thị.

Cách giải phóng dung lượng Google Drive

Dọn dẹp Google Drive

Một điều cần xác định trước khi thực hiện việc này là không phải mọi loại dữ liệu đều được đưa vào dung lượng lưu trữ của Google Drive. Đặc biệt:

• Với văn bản, dữ liệu được tạo ra bằng Google Tài liệu, Trang tính hoặc Google Trang trình bày, Google Drive (bao gồm cả dữ liệu được chia sẻ ở định dạng tệp này) sẽ không được tính vào dung lượng miễn phí của Google Drive.
• Còn đối với dữ liệu trong Gmail thì ảnh trên máy, video… sẽ được tính.

Vì vậy, cần xác định rõ cái gì nên xóa, cái gì có thể xóa, cái gì không thể xóa để khôi phục dung lượng Google Drive trống để đạt kết quả tốt nhất.

Đầu tiên bạn truy cập vào địa chỉ này để nhập Trang chủ Google Drive. Đăng nhập tài khoản và chọn mục Ổ đĩa của tôi (mục đầu tiên, bên trái).

Nhấp chuột biểu tượng hình vuông (Grid View) để chuyển danh sách dữ liệu thành danh sách để dễ xem. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn biểu tượng mũi tên ở phần Sửa đổi lần cuối và chọn kiểu dữ liệu cần thao tác.

• Sửa đổi lần cuối: Sửa đổi lần cuối.
• Sửa đổi lần cuối bởi tôi: Chỉnh sửa lần cuối bởi người dùng.
• Lần cuối được mở bởi tôi: Người dùng mở lần cuối.

Bạn có thể dễ dàng chọn dữ liệu nào cần xóa hoặc thay đổi từ tùy chọn này. Cách xóa dữ liệu thừa trên Google Drive khá đơn giản nhưng nếu chưa biết bạn có thể xem lại bài hướng dẫn này ĐÂY.

Một mẹo nhỏ khi sử dụng Google Drive mà chúng ta ít sử dụng đó là chúng ta di chuột qua khu vực Nâng cấp bộ nhớ (sẽ hiện ra bảng chi tiết dung lượng của dịch vụ này) và nhấn chuột trái vào mục Lái xe (có dấu chấm than), toàn bộ dữ liệu đang hiển thị sẽ bị thay đổi và hiển thị kích thước tương ứng của từng mục dữ liệu được lưu trữ.

Dựa trên những thông tin này, chúng ta có thể dễ dàng so sánh và xóa những dữ liệu quá lớn, không còn cần thiết.

Hiển thị kích thước chi tiết của từng dữ liệu được lưu trên Google Drive

Điều này có thể được thực hiện tương tự với các mục dữ liệu khác như “Được chia sẻ với tôi – Dữ liệu của bạn được người khác chia sẻ“.

Hoặc “Gần đây – Dữ liệu hoạt động gần đây“, khi nhấn chuột trái vào từng dữ liệu, phía bên phải sẽ hiển thị chi tiết và loại dữ liệu đó, tên, kích thước, vị trí lưu, ngày tạo… và cả tính năng cần xóa.

Một mẹo nữa là nếu bạn có file PDF, bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi chúng sang Google Docs (hoặc Sheets, Slides) để tiết kiệm dung lượng. Vì như đã đề cập, dữ liệu này không bị trừ vào dung lượng miễn phí. Đang làm:

• Nhấp chuột chuột phải vào tệp PDF.
• Lựa chọn Mở bằng / Google Docs từ cửa sổ xuất hiện sau đó.
• Lúc này một file DOC mới sẽ được tạo ra để thay thế file cũ.

Chuyển đổi tệp PDF sang DOC để tiết kiệm dung lượng

Dọn sạch thùng rác trên Google Drive

Thùng rác trên Google Drive là nơi chúng ta lưu lại những file đã bị xóa tạm thời. Bởi như bài viết Xóa và khôi phục dữ liệu trên Google Drive đã nói, các file dữ liệu khi xóa sẽ không bị mất ngay mà sẽ được lưu trong thư mục. Rác phục vụ trong một khoảng thời gian (khoảng 30 ngày) trong trường hợp người dùng muốn khôi phục.

Xóa vĩnh viễn dữ liệu để tránh bị lưu vào Thùng rác

Lúc này, dữ liệu này vẫn sẽ được Google Drive tính là dữ liệu bình thường nên tốt nhất bạn nên chắc chắn rằng dữ liệu này không còn được sử dụng nữa. Bạn có thể xóa chúng vĩnh viễn bằng cách truy cập vào mục Rácchọn dữ liệu cần xóa, nhấp chuột phải vào nó và chọn Xóa vĩnh viễn.

Xóa ảnh, nén ảnh trong Google Photos

Với những người thường xuyên chụp ảnh selfie thì Google Photos chính là nơi bị “tấn công” nhiều nhất, bởi những bức ảnh gốc thường chiếm nhiều dung lượng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể xóa những hình ảnh thừa hoặc nén lại để giảm kích thước.

Bước 1: Truy cập vào Trang chủ Google Photos và đăng nhập (nếu cần).

Bước 2: Ấn chuột trái biểu tượng ba dấu gạch ngang ở góc trên bên trái của màn hình.

Trang chủ Google Photos

Bước 3: Chọn chuột trái vào mục Cài đặt – Cài đặt.

Bước 4: Chọn mục Khôi phục bộ nhớ.

Bước 5: Chọn tiếp theo nén. Lúc này toàn bộ ảnh, video sẽ được nén và giảm độ phân giải so với ảnh gốc (Nguyên bản) tải ảnh chất lượng cao (Chất lượng cao).

Nén ảnh chất lượng cao để giảm dung lượng cho Google Drive

Bước 6: Ngoài ra, bạn có thể tải ảnh trên dịch vụ này về máy để lưu hoặc đối với ảnh không muốn lưu nữa thì có thể xóa bằng cách click vào ảnh hoặc tên album ảnh rồi chọn biểu tượng thùng rác.

Xóa tin nhắn trong Gmail

Gmail tuy không chiếm nhiều dung lượng như Google Photos nhưng nếu bạn không chú ý, nó cũng sẽ là kẻ âm thầm phá hủy không gian trống của bạn. Có rất nhiều cách đơn giản và hiệu quả mà bạn đã biết xóa tin nhắn trong Gmail. Nhưng cũng có một số cách khác để xóa lọc điều mà có lẽ ít người để ý còn giúp chúng ta “thanh lọc” tài khoản Gmail một cách hiệu quả.

Ví dụ:

Yêu cầu “lớn hơn:2 tuổi“. Khi nhập lệnh này vào thanh tìm kiếm trong Gmail, tất cả các thư cũ (hơn 2 năm) sẽ được hiển thị. Bạn có thể đổi thành “.lớn hơn:1 tuổi – một năm”, “già_hơn:3m– 3 tháng”…

Lọc và xóa email trong Gmail theo thời gian

Tốt “(Tên người gửi) old_than:1m“, nghĩa là xóa tất cả tin nhắn của người này từ hơn một tháng trước. Chúng ta cũng có thể thay đổi tên người gửi hoặc thời gian quy định để xóa cho phù hợp.

Xóa tin nhắn từ một người gửi nhất định

Hộp thư đến chứa cả tin nhắn đã đọc và tin nhắn quảng cáo chưa đọc. Bạn có thể sử dụng lệnh “trong:inbox là:đã đọc” để xóa tin nhắn đã đọc cho ngắn gọn.

Xóa nhanh tin nhắn đã đọc

Một lệnh cực kỳ hay dành cho những người thường xuyên trao đổi thư và đính kèm file trong thư, đó là “lớn hơn:1m – lớn hơn 1 MB“. Với lệnh này, tất cả các tin nhắn lớn hơn 1 MB sẽ được liệt kê để chúng ta quản lý và xóa nếu cần thiết.

Xóa tin nhắn lớn

Ngoài ra, nếu bạn đã giải phóng dung lượng Google Drive nhưng vẫn chưa đủ dung lượng lưu trữ thì có thể tham khảo bảng giá nâng cấp dưới đây:

Bảng giá Google Drive mới

Chỉ cần có tài khoản Dropbox, bạn có thể tạm thời chuyển dữ liệu hiếm khi được sử dụng sang dịch vụ đó hoặc sử dụng MultCloud để có thêm dung lượng cho Google Drive của mình.